Leistungen

KI & Automatisierung

Wir automatisieren, was dich jeden Tag Zeit kostet. Von der Outlook-Regel bis zur eigenen Software. Einfach erklärt, sauber umgesetzt, und du behältst die Kontrolle.

Kostenlosen Check buchen

Weniger Routine. Mehr Zeit.

Wir verbinden deine Programme und setzen KI dort ein, wo sie dir wirklich Arbeit abnimmt.

Wir bauen die Automatisierung, die zu deinem Betrieb passt.

„KI ist nichts für meinen Betrieb.“

Das hören wir oft. Dann erzählt uns jemand von seinem Montag: 8 Uhr, 23 neue Mails. Drei Rechnungen wollen abgelegt werden, zwei Kunden fragen nach einem Termin, und irgendwo liegt noch ein Lieferschein, der abgetippt werden muss. Nichts davon ist schwer. Aber alles zusammen frisst jede Woche Stunden, die für Kunden, Baustelle oder Feierabend fehlen.

Genau hier setzt Automatisierung an. Der Computer übernimmt die Routine: Mails sortieren, Daten übertragen, Termine eintragen, Belege auslesen. Entscheiden und freigeben bleibt bei dir und deinem Team. Dafür brauchst du weder neue IT noch ein Informatikstudium. Oft reichen die Programme, die du schon hast, zum Beispiel Outlook und Microsoft 365.

KI ersetzt keine Mitarbeiter. Sie nimmt ihnen die langweilige Arbeit ab.

24/7

läuft im Hintergrund

150+

Mandanten automatisch versorgt

1

Klick zur Freigabe

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fester Ansprechpartner

Zeit-Rechner

Wie viel Zeit steckt in Routine?

Wähl eine Aufgabe aus deinem Alltag und schätz grob, wie lange sie dauert und wie oft sie vorkommt. Der Rechner zeigt dir, was im Jahr zusammenkommt.

Beispiel: Wer 60 Mails pro Woche von Hand sortiert und dafür je 2 Minuten braucht, verliert 92 Stunden im Jahr, rund 12 Arbeitstage.

Das schauen wir uns im kostenlosen Check an

Beispielwerte, anpassbar. Gerechnet mit 46 Arbeitswochen (Urlaub und Feiertage abgezogen). Die Berechnung läuft nur in deinem Browser, es wird nichts gesendet oder gespeichert.

Vier Stufen

Vom kleinen Helfer bis zur eigenen Software.

Prozessautomatisierung ist kein Alles-oder-nichts. Die meisten Betriebe, vom Handwerk bis zum Büro, starten mit kleinen Helfern und gehen Stufe für Stufe weiter, wenn es sich lohnt.

  1. Kleine Helfer

    Regeln, Vorlagen und automatische Antworten in Outlook und Microsoft 365. Schnell eingerichtet und sofort spürbar.

    „Dein Postfach sortiert sich selbst.“

  2. Programme verbinden

    Formular, Kalender, Kundenkartei und Buchhaltung reden miteinander. Was an einer Stelle eingetragen wird, landet automatisch überall dort, wo es gebraucht wird.

    „Anfrage rein → Termin, Kundenakte, Bestätigung, alles automatisch.“

  3. KI-Assistenten

    Eine KI liest Mails, PDFs und Belege, erkennt, worum es geht, und macht Vorschläge. Ein Mensch prüft und gibt frei.

    „Lieferscheine auslesen statt abtippen.“

    Auch am Telefon und im Chat: KI-Assistenten, die Anrufe und Fragen beantworten.

  4. Eigene Software

    Wenn nichts von der Stange passt, entwickeln wir sie: ein internes Tool, ein Kundenportal oder ein eigenes SaaS-Produkt, das du verkaufen kannst.

    „Das Programm, das genau deinen Ablauf kann.“

    Auch Websites mit eigenen Funktionen gehören dazu: Webdesign & Entwicklung.

Echte Beispiele

Das läuft schon.

Zwei Automatisierungen nutzen wir selbst jeden Tag, zwei laufen bei Kunden. Die Namen unserer Kunden bleiben vertraulich, die Abläufe zeigen wir gern. Websites, die wir gebaut haben, findest du bei den Referenzen.

  • Stufe 01–02Bei uns im Einsatz

    Unser Postfach sortiert sich selbst

    Vorher
    Rechnungen, Kundenmails und Newsletter landeten gemischt im Posteingang. Ablegen hieß: jede Mail einzeln verschieben.
    Nachher
    Rechnungen wandern automatisch in den Ordner ihres Lieferanten, Kundenmails in den Ordner des Kunden. Newsletter und Benachrichtigungen verschwinden aus dem Blick.
    Ergebnis
    Der Posteingang zeigt nur noch, was wirklich Aufmerksamkeit braucht. Von Hand abgelegt wird nichts mehr.
    Werkzeuge
    Outlook, Microsoft 365, n8n
  • Stufe 02Bei uns im Einsatz

    Online-Termine direkt im Outlook-Kalender

    Vorher
    Termine per Mail abstimmen: drei Vorschläge hin, zwei zurück, am Ende doch telefonieren.
    Nachher
    Besucher sehen auf zigla.de nur echte freie Zeiten aus unserem Kalender und buchen selbst. Der Termin steht sofort in Outlook, die Einladung mit Teams-Link geht automatisch raus.
    Ergebnis
    Kein Hin und Her mehr, und kein Termin geht verloren. Probier’s unten aus.
    Werkzeuge
    Outlook, Microsoft Teams, Microsoft 365, eigene Website
  • Stufe 02Kundenprojekt

    Freigaben mit digitaler Unterschrift statt Papierkram

    Vorher
    Ein Software-Dienstleister füllte Korrekturprotokolle von Hand, Daten wurden doppelt erfasst, die Prüfung lief per Zuruf. Die Unterlagen lagen verstreut in Ticket, Mail und Dokument.
    Nachher
    Ein Ticket startet den Ablauf. Die zuständige Person wird automatisch benachrichtigt und gibt per digitaler Unterschrift frei. Das PDF-Protokoll entsteht von selbst, alle unterschreiben digital, es wird revisionssicher abgelegt, und das Ticket zeigt jederzeit den aktuellen Stand.
    Ergebnis
    Keine Änderung ohne Freigabe, jeder Schritt nachweisbar und an einer Stelle zu finden.
    Werkzeuge
    Jira, Power Automate, SharePoint, Docusign

    In Zusammenarbeit mit Gate11

  • Stufe 03Kundenprojekt

    Die Amtspost einer Kanzlei verteilt sich selbst

    Vorher
    Jedes Schreiben von den Ämtern wurde von Hand geöffnet, dem richtigen Mandanten zugeordnet und per Mail weitergeleitet.
    Nachher
    Eine KI liest Mandant, Aktenzeichen und Dokumentart aus. Mitarbeitende prüfen den Vorschlag und geben ihn mit einem Klick frei. Versand und Archiv laufen automatisch.
    Ergebnis
    Läuft rund um die Uhr für über 150 Mandanten. Aus Routinearbeit ist ein kurzer Prüfschritt geworden, die Kontrolle bleibt bei der Kanzlei.
    Werkzeuge
    Power Automate, SharePoint, AI Builder, Outlook

    In Zusammenarbeit mit Gate11

Wir arbeiten mit dem, was du schon hast.

Microsoft 365, Outlook, Teams, SharePoint, Excel, Power Automate, n8n, Jira, Docusign und aktuelle KI-Modelle: Wir bauen auf deinen Programmen auf, statt dir neue aufzuzwingen. Was sich mit Bordmitteln lösen lässt, lösen wir mit Bordmitteln.

Datenschutz

KI, aber sicher.

  • Deine Daten bleiben bei dir

    Wo es geht, läuft alles in deiner eigenen Microsoft-365-Umgebung oder auf Servern in der EU. Wir bauen nichts, das deine Daten irgendwohin schickt, ohne dass du es weißt.

  • Kein Training mit deinen Daten

    Wir nutzen nur Business-Zugänge mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Deine Daten werden dort nicht verwendet, um KI-Modelle zu trainieren.

  • Der Mensch entscheidet

    Die KI macht Vorschläge, dein Team gibt frei. Unklare Fälle gehen nie ungeprüft raus, und jeder Schritt wird protokolliert.

Ablauf
Check
Analyse
Prototyp
Einführung
Betreuung

Kostenloser Check

Kostenloser Automatisierungs-Check

30 Minuten per Teams, kostenlos und unverbindlich. Wir schauen gemeinsam, wo in deinem Betrieb Zeit verloren geht und was sich automatisieren lässt. Den Termin buchst du direkt hier.

Was im Gespräch passiert

  1. Du erzählst, welche Aufgaben dich und dein Team jede Woche Zeit kosten.
  2. Wir schauen, welche Programme du nutzt und wo sie sich verbinden lassen.
  3. Du bekommst eine ehrliche Einschätzung: was sich lohnt, womit du startest und auf welcher Stufe der Treppe du stehst.

Übrigens: Diese Buchung landet direkt in meinem Outlook. Das ist Stufe 02, live.

Lieber direkt anrufen? 0175 488 3910

Tim Ziegler

Tim Ziegler

Gründer · du sprichst direkt mit mir

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  • Microsoft Teams
  • 30 Minuten
  • kostenlos & unverbindlich

Die Online-Buchung ist gerade nicht verfügbar. Ruf mich an oder schreib mir, dann finden wir direkt einen Termin.

0175 488 3910
info@zigla.de
Blatt mit Haken als Symbol für abgeschlossene Aufgaben

Häufige Fragen

Was kostet eine Automatisierung?
Das hängt vom Ablauf ab. Kleine Helfer sind oft in wenigen Stunden eingerichtet, verbundene Abläufe oder eigene Software brauchen mehr Zeit. Im kostenlosen Check schauen wir uns an, was du brauchst. Vor dem Start bekommst du ein klares Angebot.
Brauche ich eigene IT oder neue Programme?
Meist nicht. Wir bauen auf den Programmen auf, die du schon nutzt, zum Beispiel Outlook, Excel und Microsoft 365. Neue Werkzeuge schlagen wir nur vor, wenn sie dir wirklich etwas bringen.
Geht das mit Microsoft 365 und Outlook?
Ja, das ist unser Schwerpunkt. Mit Power Automate, SharePoint und Teams lässt sich in Microsoft 365 sehr viel automatisieren. Andere Programme binden wir an, wenn sie eine Schnittstelle haben.
Ist KI datenschutzkonform?
Wenn man sie richtig einsetzt, ja. Wo es geht, bleiben deine Daten in deiner Microsoft-365-Umgebung oder auf Servern in der EU. Wir nutzen nur Business-Zugänge mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, bei denen deine Daten nicht zum Training verwendet werden. Und die KI macht nur Vorschläge, freigeben tut ein Mensch.
Was passiert, wenn etwas nicht funktioniert?
Jede Automatisierung hat einen Plan B: Unklare Fälle landen bei einem Menschen, statt einfach weiterzulaufen, und bei Fehlern bekommst du eine Benachrichtigung. Auf Wunsch betreuen wir die Abläufe dauerhaft und kümmern uns darum, wenn etwas hakt.
Ersetzt KI meine Mitarbeiter?
Nein. KI nimmt deinem Team Routine ab, zum Beispiel Sortieren, Abtippen und Weiterleiten. Die Entscheidungen und der Kontakt zu deinen Kunden bleiben bei euch. So bleibt mehr Zeit für die Arbeit, die wirklich zählt.
Wie lange dauert es, bis es läuft?
Kleine Helfer laufen oft nach wenigen Tagen, verbundene Abläufe nach einigen Wochen. Bei eigener Software hängt es vom Umfang ab. Einen realistischen Zeitplan bekommst du zusammen mit dem Angebot.
Arbeitet ihr nur in OWL?
Nein. Unser Sitz ist in Brakel im Kreis Höxter, und in der Region kommen wir gern vorbei. Deutschlandweit arbeiten wir per Microsoft Teams. Auch größere Kundenprojekte laufen komplett per Teams.
Du hast noch Fragen?