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E-Rechnung ab 2027: Was Unternehmen und kleine Betriebe jetzt wissen müssen
Digitalisierung
Kategorie
13. Oktober 2026
Datum
Ab 2027 wird die E-Rechnung für viele Unternehmen Pflicht, ab 2028 für fast alle. Wer anderen Firmen Rechnungen schreibt, muss das dann in einem festen Datenformat tun.
Empfangen können muss jedes Unternehmen E-Rechnungen schon seit Januar 2025. Hier erklären wir das Thema von Grund auf: was eine E-Rechnung ist, für wen die Pflicht gilt, welche Fristen und Ausnahmen es gibt und welche Formate zählen. Danach zeigen wir, was das konkret für kleine Betriebe heißt, vom Kleinunternehmer bis zum Handwerksbetrieb, mit Checkliste zum Abhaken. Grundlage sind die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung, Stand März 2026.
Kurz gesagt
- Empfangen: seit 1.1.2025 Pflicht für alle Unternehmen, ein E-Mail-Postfach reicht.
- Ein PDF ist keine E-Rechnung.
- Versenden: ab 1.1.2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, für alle anderen ab 1.1.2028.
- Üblich sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
- Ausgenommen sind unter anderem Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und Kleinunternehmer beim Versand.
Was eine E-Rechnung ist und warum sie kommt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat. Im Kern steckt eine XML-Datei, in der Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und alle anderen Pflichtangaben so abgelegt sind, dass ein Programm sie ohne Abtippen auslesen kann. Aufgebaut sind die Daten nach der europäischen Norm EN 16931.
Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist dagegen keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch ankommt. Es zeigt die Rechnung nur als Bild. Das Finanzamt nennt so etwas, genau wie eine Papierrechnung, eine „sonstige Rechnung“.
Elektronisch verschickt heißt noch nicht E-Rechnung. Entscheidend ist, dass die Rechnungsdaten maschinenlesbar in der Datei stecken.
Der Gedanke dahinter: Rechnungsdaten sollen beim Empfänger nicht noch einmal von Hand erfasst werden. Das spart doppelte Arbeit und vermeidet Tippfehler. Außerdem bereitet die E-Rechnung ein späteres Meldesystem vor, über das bestimmte Rechnungsangaben zeitnah an die Finanzverwaltung gehen sollen. Wie das aussieht, steht aber noch nicht fest.
Für wen die Pflicht gilt
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Unternehmer ist dabei jeder, der selbstständig gewerblich oder beruflich tätig ist. Dazu zählen auch Freiberufler, Ärzte, Vermieter von Wohnungen und Kleinunternehmer. Inländisch ist ein Unternehmen, wenn es seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine beteiligte Betriebsstätte in Deutschland hat.
Vereine sind nur mit ihrem unternehmerischen Bereich betroffen. Für Rechnungen an Behörden gibt es eigene Vorschriften, etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes, und eigene Portale. Dort brauchst du meist eine sogenannte Leitweg-ID, zwischen Unternehmen dagegen nicht.
Ab wann was gilt
Die Pflicht kommt in Stufen. Für das Empfangen gilt sie schon, für das Versenden gibt es Übergangsfristen, die sich nach dem Umsatz richten.
- Seit 1.1.2025Empfangen Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
- Ab 1.1.2027Versand über 800.000 Euro Lag der Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro, gehen Rechnungen an andere Firmen nur noch als E-Rechnung raus.
- Ab 1.1.2028Versand für alle Dann gilt die Pflicht auch für Unternehmen mit weniger Umsatz, sofern keine Ausnahme greift.
Bis zu deinem Stichtag darfst du statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung schreiben. Papier geht immer, ein PDF per E-Mail nur, wenn der Empfänger zustimmt. Mit den 800.000 Euro ist der Umsatz des Vorjahres gemeint: Für Rechnungen im Jahr 2027 zählt also, was du 2026 umgesetzt hast. Wer ein älteres EDI-Verfahren nutzt, das die Vorgaben nicht erfüllt, darf es noch bis Ende 2027 verwenden.
Du darfst schon heute E-Rechnungen verschicken. Wer früher umstellt, hat bis zum Stichtag Zeit, Fehler in Ruhe zu beheben.
Welche Ausnahmen es gibt
Keine E-Rechnung brauchst du, wenn gar keine Pflicht zur Rechnung besteht oder eine der Ausnahmen greift. In diesen Fällen darfst du weiter eine sonstige Rechnung schreiben:
Privatkunden
Rechnungen an Endverbraucher sind nicht betroffen. Das gilt auch für bestimmte Arbeiten am Haus oder Grundstück eines Privatkunden.
Kleinbeträge bis 250 Euro
Rechnungen bis 250 Euro brutto, etwa ein Kassenbon, müssen keine E-Rechnung sein. Das gilt auch für Fahrkarten.
Kleinunternehmer beim Versand
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss keine E-Rechnungen schreiben. Empfangen können muss er sie trotzdem.
Viele steuerfreie Umsätze
Zum Beispiel steuerfreie Finanzdienstleistungen oder die steuerfreie Vermietung von Grundstücken. Eine Rechnung ist hier meist ohnehin freiwillig.
Vereine und Einrichtungen
Leistungen an Kunden, die selbst keine Unternehmer sind, etwa viele Vereine oder staatliche Einrichtungen. Für Behörden gelten aber eigene Regeln.
Vor dem Stichtag
Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die du vor deinem Stichtag stellst, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach kommen.
Wichtig: Die Ausnahmen betreffen nur das Schreiben von Rechnungen. Empfangen können muss jedes Unternehmen. Wechselst du als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gilt die Versandpflicht ab diesem Zeitpunkt auch für dich.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die Vorgaben. Sie unterscheiden sich vor allem darin, was ein Mensch beim Öffnen zu sehen bekommt.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei, ohne sichtbare Rechnung | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| Lesen | Nur mit einem Viewer, zum Beispiel dem kostenlosen von ELSTER | Wie ein normales PDF, die Daten stecken zusätzlich darin |
| Zulässig | Ja | Ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL |
| Was zählt | Die XML-Datei | Der XML-Teil. Weicht das PDF davon ab, gelten die XML-Daten. |
Für viele kleine Betriebe ist ZUGFeRD der bequemere Weg: Der Kunde sieht eine vertraute Rechnung, seine Buchhaltung bekommt die Daten. Wichtig ist nur, dass dein Rechnungsprogramm ein zulässiges Profil erzeugt. Frag im Zweifel beim Hersteller nach, ob es die Norm EN 16931 oder XRechnung unterstützt.
Daneben dürfen Absender und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, etwa ein EDI-Verfahren wie EDIFACT, wenn sich alle Pflichtangaben daraus richtig auslesen lassen. Ob eine Datei die Norm erfüllt, zeigt eine Validierung. Sie ist keine Pflicht, das Bundesfinanzministerium empfiehlt sie aber schon beim Erstellen.
Was in die E-Rechnung gehört
Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen im XML-Teil stehen, also in dem Teil, den Programme auslesen. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage, in der die Angaben nur als Text stehen, reicht nicht. Ergänzende Unterlagen darfst du aber anhängen, zum Beispiel Stundennachweise als PDF. Für einige häufige Fälle gibt es klare Antworten:
Sammelrechnung
Mehrere Leistungen eines Monats dürfen in einer E-Rechnung stehen. Als Zeitpunkt der Leistung reicht dann der Kalendermonat.
Rechnung berichtigen
Ist die E-Rechnung für dich Pflicht, muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein. In der Übergangszeit geht das noch ohne.
Bauleistungen mit Leistungsverzeichnis
Im XML-Teil reichen derzeit die einzelnen Gewerke mit ihren Summen. Die genaue Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis hängst du als lesbare Anlage an und verweist im XML-Teil eindeutig darauf.
Schlussrechnung nach Abschlägen
Die schon gezahlten Abschläge dürfen in einem Anhang abgezogen werden, wenn der XML-Teil ausdrücklich auf diese Anlage hinweist.
E-Rechnungen versenden, empfangen und aufbewahren
Wie eine E-Rechnung ankommt, schreibt das Gesetz nicht vor. Möglich sind zum Beispiel E-Mail, ein Portal zum Herunterladen oder eine Schnittstelle zwischen zwei Programmen. Den Weg klären Absender und Empfänger untereinander. Beim Empfang gibt es keine Ausnahmen, auch nicht für Kleinunternehmer.
- Ein Postfach reicht Eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten ihre Rechnungen schicken, erfüllt die Pflicht. Eine bestimmte Software ist nicht vorgeschrieben, und weiterverarbeiten musst du die Daten auch nicht.
- Die XML-Datei zählt Bei ZUGFeRD gelten die Daten im XML-Teil, nicht das PDF-Bild. Weichen beide voneinander ab, ist das XML maßgeblich.
- Kostenlos lesbar Mit dem E-Rechnungs-Viewer von ELSTER machst du XRechnung und ZUGFeRD kostenlos für das Auge lesbar.
- Acht Jahre im Original E-Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, und zwar die Datei selbst, unverändert. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF reicht nicht.
Was das für kleine Betriebe heißt
Für kleine Betriebe ist die Umstellung meist überschaubar. Wichtig ist vor allem, die eigene Lage zu kennen:
Kleinunternehmer
Du musst keine E-Rechnungen schreiben, aber empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
Bis 800.000 Euro Umsatz
Du hast für den Versand bis Ende 2027 Zeit. Papier geht bis dahin immer, PDFs mit Zustimmung des Kunden. Empfangen musst du schon heute.
Über 800.000 Euro Umsatz
Ab dem 1. Januar 2027 gehen Rechnungen an andere Firmen nur noch als E-Rechnung raus. Jetzt ist die Zeit, Software und Abläufe zu testen.
Einkauf vor Ort: Auch bei Barzahlung gilt: Liegt der Betrag über 250 Euro, muss der Verkäufer eine E-Rechnung ausstellen, sobald er keine Übergangsregel mehr nutzt. Das betrifft den Materialkauf im Baumarkt genauso wie das Geschäftsessen im Restaurant. Das Bundesfinanzministerium schlägt dafür vor: vor Ort ein Kassenbon, die E-Rechnung kommt danach per E-Mail. Halte deine Rechnungsadresse also bereit oder hinterleg sie im Kundenkonto.
Handwerk und Bau: Für Bauleistungen, Abschläge und Schlussrechnungen gibt es eigene Erleichterungen. Sie stehen oben unter Was in die E-Rechnung gehört. Stundennachweise darfst du als PDF anhängen, solange die Pflichtangaben im XML-Teil stehen. Wie eine Website aussieht, die Handwerksbetrieben Anfragen und Bewerbungen bringt, zeigen wir unter Websites für Handwerker.
Checkliste: In 5 Schritten zur E-Rechnung
- Eine feste Adresse für Rechnungen Leg eine eigene E-Mail-Adresse wie rechnungen
@deinbetrieb.de an und teile sie deinen Lieferanten mit. So landen E-Rechnungen nicht zwischen Kundenanfragen und Werbung. - Deinen Stichtag kennen Schau auf deinen Umsatz 2026. Liegt er über 800.000 Euro, schreibst du ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen, sonst spätestens ab 1. Januar 2028.
- Software prüfen Kann dein Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugen? Schick dir eine Testrechnung und öffne sie im ELSTER-Viewer. Ab deinem Stichtag reichen Rechnungen aus Word oder Excel nicht mehr.
- Ablage regeln Leg fest, wo eingehende und ausgehende E-Rechnungen landen, und speichere die Originaldatei acht Jahre unverändert. Ein Ordner je Lieferant hilft beim Wiederfinden.
- Kunden und Steuerbüro einbinden Frag deine Geschäftskunden nach ihrer Adresse für E-Rechnungen und sprich mit deinem Steuerbüro ab, wie die Dateien in die Buchhaltung kommen.
So sortieren sich E-Rechnungen von allein
Der eigentliche Vorteil der E-Rechnung: Die Daten stecken schon in der Datei. Niemand muss Lieferant, Betrag und Fälligkeit abtippen. Damit lässt sich der Rechnungseingang automatisieren, oft mit Werkzeugen, die du schon hast, etwa Microsoft 365 und Power Automate.
- Erkennen Eine Regel erkennt Mails mit E-Rechnung im Anhang, egal an welche Adresse sie gehen.
- Auslesen Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit kommen direkt aus dem XML-Teil.
- Ablegen Die Datei landet im Ordner ihres Lieferanten, Buchhaltung oder Steuerbüro bekommen sie automatisch.
So läuft es auch in unserem eigenen Postfach: Rechnungen wandern automatisch in den Ordner ihres Lieferanten, Kundenmails in den Ordner des Kunden. Wie das in deinem Betrieb aussehen kann, zeigen wir dir unter KI & Automatisierung, mit kostenlosem Automatisierungs-Check.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer sind beim Versand ausgenommen. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber trotzdem, dafür reicht ein E-Mail-Postfach.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF hat kein strukturiertes Datenformat und gilt als sonstige Rechnung. Bis zu deinem Stichtag darfst du PDFs noch verschicken, wenn dein Kunde zustimmt.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Rechnungen an Privatleute sind von der E-Rechnung nicht betroffen.
Ich habe nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz. Was muss ich 2027 tun?
Du darfst 2027 noch Papierrechnungen schreiben und, wenn dein Kunde zustimmt, PDFs. E-Rechnungen empfangen musst du aber schon heute. Ab dem 1. Januar 2028 schreibst du dann selbst E-Rechnungen.
Brauche ich eine Leitweg-ID?
Nur für Rechnungen an Behörden. Zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID nötig.
Muss ich meine E-Rechnungen validieren?
Nein, eine Validierung ist keine Voraussetzung, zum Beispiel für den Vorsteuerabzug. Sie hilft aber, Fehler früh zu finden. Deshalb empfiehlt das Bundesfinanzministerium sie schon beim Erstellen.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, und zwar die Datei im Original. Zumindest der XML-Teil muss unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen.
Wie kann ich eine XRechnung öffnen?
Eine XRechnung ist eine reine Datendatei. Lesbar machst du sie mit einem Viewer, zum Beispiel kostenlos mit dem E-Rechnungs-Viewer von ELSTER unter e-rechnung.elster.de.
Hinweis: Dieser Beitrag fasst die Regeln allgemein zusammen und ist keine Steuerberatung. Was für deinen Betrieb gilt, klärst du am besten mit deinem Steuerbüro. Quelle: Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026.
Tim Ziegler
Inhaber von ZIGLA · hat diesen Beitrag geschrieben
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